事务性的意思（工作分为事务性工作和什么）

@潇洒读书笔记分享-第三部分，共分三部分分享全书：

详解：举个例子，公司一款新的产品上市一个月了，领导要你进行市场调研。职场新人常犯的错误之一，只说事实，也就是把基本数据收集起来就交给上司。然而，合格的市场调研还需要你对未来产品的市场发展趋势做出预测，并给出应对的措施，也就是所谓的雨和伞。除此之外，职场新人常犯的另一个错误是把事实分析和行动混在一起来说，造成逻辑的混乱。所以作者建议在报告或汇报当中要添加标题，把一个报告分成三大部分，一是事实现状，二是你自己的解释分析，三是推荐的行动方案。这样的话，不但你自己头脑中会有一个清晰的结构，能帮助你思考，才能让听者更容易理解你的报告内容。云-雨-伞只是最基本的思考模式，在逐渐掌握了这一模式之后，你的思考还应该进一步得到锻炼和进阶，就是要学会从海量信息中获取真正有用的信息，并且有主见的分析信息。什么意思呢？在目前资讯十分发达的时代，我们每天接触到的信息很多，然而获得信息量的多少并不能决定我们能力的高低，而对这些信息的分析和思考能力才是王道。怎样才能拥有这样的能力呢？作者建议在日常生活中不断练习。比如，你在浏览新闻资讯时发现这样一条新闻，京沪高铁去年实现盈利近百亿，成为旅客往返两地的首选。在阅读新闻的正文之前，你就可以先进行一分钟的思考，比如，为什么京沪高铁能产生如此高额的盈利？是什么促使两地往返的旅客选择高铁，而不是飞机或者别的交通工具？思考完这些问题，带着你的分析再去读新闻的内容，看你的思考和新闻的内容是否相符，就可以帮助你提高分析和思考问题的能力了。以上我们讲完了本书的第二个问题，职场新人如何获得工作的第二项基本功，也就是思考的基本功。作为职场新人，要给自己思考的时间。在进行一项工作之前，要通过思考规划自己的工作思路和工作方法，在实施具体工作同时要锻炼自己的思考能力，比如可以采用云雨伞的思考模式。而且不要只拘泥于收集信息，要在海量信息中学会分析和思考。以上我们介绍了作为职场新人应具备的两项基本功，沟通能力和思考能力。可能有人会说了。我也承认这两项基本功确实挺重要的。不过我目前做的大多是事务性工作，比如在开会时负责整理会议记录、制作PPT和Excel表格，有没有提高这些能力的好方法呢？这点作者也想到了，他给我们讲的第三项职场新人应具备的基本功，就是资料制作。这里我们重点讲一讲会议记录和PPT。我们先来说一说会议记录。在日本很多的咨询公司里，前辈会花很长时间给入职的新员工修改会议记录。职场新人在写会议记录时，最常见的错误就是把会议记录写成发言记录。把所有人说的话都原封不动地记录下来，这样看似信息很全面，但最重要的内容却被淹没在大量的文字当中。那么最重要的内容是什么呢？那就是会议最后的决策。总的来说，一个完整有效的会议记录，除了要写明会议的时间、地点、参加人员以及会议的主要议题外，还应该重点写清楚会议决策。会议决策包括以下四个重点内容，已决定的事项、未决定的事项、需要确认的事项以及下次会议之前的准备。比如，某次公司会议的内容是讨论决定新网站的设计方案，这个会议记录就可以总结为以下的形式。首先是以决定的事项，比如决定采用方案C为最终设计方案，但需要修正以下问题。首页的配色要调成暖色调，并把注册的模块做得更加突出。接下来是未决定事项，需要在下次会议中继续讨论，比如网站的域名还没有最终确定，需要再次讨论。然后是需要确认的事项。比如这次会议宣传部的负责人因故未参加，为确保万一，需要在会议结束后与这位负责人取得联系，再次征求他的意见。最后是下次会议之前的准备，比如在下次会议前把所有建议使用的网站域名列出，以便在会议上进行讨论等等。不过作者在这里也提醒，这是一般公司会议记录的模板，如果是法庭记录或者商业谈判记录，还是需要把所有人的所有言论记录清楚。一旦有人对会议决议提出质疑时，可以方便查证。不仅仅要学会做会议记录，职场新人在做项目管理时也应做出清晰的分类。比如公司正在同时开展几个项目，上次让你定时汇总这些项目的进展，这时做出简单清晰的项目管理表非常重要。在项目管理表中，有三个内容必须明确列清楚，第一，这个项目是谁负责的？第二是期限，也就是在什么时候开始，什么时候完成。第三是进展，项目中出现的问题有哪些具体解决措施。在学会写会议记录、制作项目管理表之后，职场新人还要了解如何制作PPT。PPT，很多人其实并不陌生，然而职场PPT最重要的是简洁至上。有很多人会把PPT做得非常复杂，每一页上都有很多内容，就会让看PPT的人非常困惑。作者建议，每页PPT可以只说一个问题，而为了说明这个问题，你只需要两个部分就够了，一是对问题的客观描述，可以是图片、表格、柱状图等等。二是对问题的分析和结论，列出简单的分析条目，给出一句话的明确结论。当然，如果你对这些问题有多种分析和结论，也可以把每一种分析和结论分别放在一页PPT上展开。不过原则也是一样的，每一页PPT只介绍一种分析和结论。提高资料制作的能力，不仅仅是制作PPT。熟练掌握Excel access来整理和分析数据也很重要，因为PPT中的很多图表都是用这些软件来制作的。磨刀不误砍柴工，找来一本相关教材来学习，大量练习对职场新人来说也是很有必要的。说到学习，很多人并不是觉得工作之后学习不重要了，而是觉得工作后精力有限，实在是抽不出时间学习。那么，怎样才能解决这个问题呢？那就要抓重点，学会高效学习。作为职场新人，也不能像学生那样把每本书都从头到尾读完，而是要带着问题去学习，补充知识的盲点。好了，以上我们讲完了本书的第三个问题，职场新人应该具备资料制作的基本功。会议记录应重点写清楚会议的决策。这包括已决定的事项、未决定的事项、待确定的事项以及下次会议前应准备的事项等。而制作PPT应做到简洁至上，同时在工作之后也一定不能丢下学习，在学习和工作中都要学会抓重点。最后，我们再来说说职场新人应具备的第四种基本功，那就是具备商务精神。商务精神可以理解成职业精神或者职业态度，主要是指提高工作质量和效率，注重团队合作和凝聚力等等。不同的行业岗位的确需要不同的专业技能，但是职业精神却能广泛适用于任何领域和岗位。在这本书中，作者重点强调了两点，职业精神，创造价值和提高承诺力。我们先来说说创造价值。具有职业精神，秉承的核心原则就是创造价值。职场上的价值指的是对他人的贡献，也就是说，判断自己工作是否有价值的不是你自己，而是别人。我们不是想做什么就做什么，而是要把对他人的贡献当作自己的奋斗目标。在这里，作者给我们举了一个参加会议的例子。一般认为，如果让一个刚入职场的年轻人参加一个公司会议，他应该更多的旁听学习。作者纠正了这一观点，他认为不发言不开会。这就好比电视台的访谈节目，不管请来了多少个嘉宾，他们都会在节目上发言，如果请来的嘉宾从头到尾一言不发，就失去了请他来的价值。公司会议其实也是这个道理。如果你参加会议而不发言，那么价值就为零。学习和思考的时间应该在平时，而不是在会议上。作为职场新人，一定要积极的在会议上发言，他发言的内容可能不成熟，但也会对其他参与者有所启发。并且，只有积极发言才能促使你进行更多的思考。从而让你发言本身越来越有建议，并逐渐融入公司会议的氛围。除了创造价值，作者认为拥有承诺力也非常重要。什么是有承诺力呢？其实就是像本书的题目一样，要做到靠谱。分配给你的工作，你所承诺要完成的任务，就一定要按时完成。按时完成工作听起来简单，但是能够坚持下来并不容易。比如明天有一个重要的会议，上司只盼你准备出全部的资料，一答应下来说没问题。不过你今天临时被安排了一些别地工作，加上今天公司的网络不太正常，很难在工作时间完成。那么，你是草草将手头的资料整理一下，还是加班好好整理呢？不同的人可能会做出不同的选择。作者发现，那些取得成功的职场精英之所以受到尊重和赞誉，具有承诺力是他们具备的基本素质。那么，怎么才能拥有承诺力呢？首先，你要理解工作的内容。职场新人通常都充满了工作热情，这种工作热情很多源于新鲜感，并不能持久。只有真正理解工作的内涵，才能有助于你从心底里热爱工作，为自己的工作感到快乐，你就不会为加班而抱怨了。除了理解工作内容，身处承诺力高的团队当中也有助于你提高承诺力。俗话说，物以类聚，人以群分。人们在刚入公司的时候，都会把一些前辈当成学习的榜样。这个人的承诺里就是你拜师的重要衡量标准。同时，在可能的情况下，也要尽量选择有承诺力的同事进行交往，因为承诺力是相互感染的。有人可能要问了，我现在所在的公司大部分人承诺力都不高，那该怎么办呢？作者给你的建议是，尽快跳槽。就算这家公司的名声和待遇可能不错，但长期在这样的公司氛围中，不会给你带来真正的职业提升。以上我们讲完了本书的最后一部分，职场新人怎样才能拥有职业精神？作者认为，除了提高工作质量和效率，注重团队配合外，创造价值和拥有承诺力非常重要。到这里，靠谱艺术的全部内容就为你解读完了。本书的作者通过对大量成功人士访谈，总结出了职场新人应该具备的四个基本能力。沟通能力、思考能力、资料制作能力与逐步拥有职业精神的能力。拥有了这些工作基本功，你会迅速从职场小白成长为公司不可或缺的骨干力量，并终身受益。靠谱，就为你解读到这里。